Ob im Beruf oder in der Freizeit – ein effizientes Zeitmanagement ist das A und O. Wenn klar ist, wann ihr was erledigen müsst, spart ihr Zeit, habt weniger Stress und könnt kreativer arbeiten. Hier geben wir Tipps, mit denen euer Zeitmanagement noch besser gelingt. 

von Isabelle Stier

Darum ist Zeitmanagement wichtig

Die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit verschwimmen immer mehr. Und je mehr die Grenzen verschwimmen, umso höher ist auch das Potenzial für Ablenkung und Prokrastination. Um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, ist es hilfreich den Alltag durchzuplanen. Das klingt zunächst alles andere als spaßig, ist aber sehr hilfreich und führt dazu, dass ihr im besten Fall mehr Freizeit habt. Mit anderen Worten: Es lohnt sich.

Wie ihr eure Zeit am effektivsten nutzt, hängt ganz von euren individuellen Vorlieben und den Anforderungen an die zu erledigenden Aufgaben ab. Ein geregelter Tagesablauf führt nicht nur zu weniger Stress, sondern auch zu mehr Erfolgserlebnissen. Und habt ihr schon einmal daran gedacht, dass Stress eure Kreativität hemmt? Ein gutes Zeitmanagement führt also im besten Fall auch dazu, dass ihr neue und ausgefallene Ideen entwickelt - einfach weil ihr einen freien Kopf habt. Das ist gerade im Marketing von entscheidender Bedeutung. Mit folgenden acht Tipps könnt ihr euer Zeitmanagement optimieren:

1.Verschafft euch einen Überblick

Damit die Zeitplanung am Ende gelingt, müsst ihr euch zunächst einen Überblick über alle antehenden To-Dos verschaffen. Überlegt zum Beispiel am Anfang der Woche, wann ihr welche Aufgaben erledigen möchtet. Wichtig ist, dass ihr auch Puffer für spontane Veränderungen einplant und euch nicht zu viel zumutet. Seid ihr zu ambitioniert, endet das Ganze womöglich trotz guter Planung im Stress. Mit der Zeit entwickelt ihr ein Gefühl dafür, wie viel Zeit ihr für welche Aufgabe einplanen müsst. 

2. Setzt euch Ziele

Bevor ihr beginnt eure Zeit einzuteilen, solltet ihr eure Ziele definieren. Wisst ihr genau was ihr erreichen wollt, könnt ihr eure To-Dos dementsprechend abarbeiten. Stellt euch bei jeder Aufgabe die Frage, ob sie euch näher an das festgesetzt Ziel bringt. Ist das nicht der Fall, kann die Aufgabe vielleicht sogar von der To-Do-Liste gestrichen werden.

3. Priorisiert eure Aufgaben

Habt ihr euer Ziel klar definiert, geht es an die Priorisierung der einzelnen Aufgaben. Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Dementsprechend solltet ihr die Reihenfolge festlegen, in der ihr eure Aufgaben erledigt. Orientieren könnt ihr euch dabei am Eisenhower Prinzip. Die Technik geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der seinen Arbeitsalltag angeblich so gestaltet hat.

Die Grundidee des Eisenhower Prinzips besteht darin, zu erledigende Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen. Diese Einteilung ermöglicht es euch im Anschluss festzulegen, mit welcher Aufgabe ihr euch wann beschäftigt. Dazu definiert ihr in einem ersten Schritt, ob euch eine Aufgabe eurem Ziel näher bringt. Ist das der Fall, ist die Aufgabe wichtig. Ist das nicht der Fall, ist die Aufgabe unwichtig. Zudem legt ihr fest, wie zeitnah eine Aufgabe erledigt werden muss. 

Eine Übersicht könnte folgendermaßen aussehen: 

• Wichtige Aufgaben mit Deadline haben eine hohe Priorität und stehen an erster Stelle.
• Wichtige Aufgaben ohne Deadline folgen an zweiter Stelle.
• Unwichtige Aufgaben mit Deadline folgen ebenfalls an zweiter Stelle. Gegebenenfalls könnt ihr auch Kolleg:innen fragen, ob sie Kapazitäten haben, um die Aufgaben zu erledigen.
• Unwichtige Aufgaben ohne Deadline stehen an letzter Stelle. Womöglich haben sie sich schon erledigt, wenn du die anderen Aufgaben abgearbeitet hast.

4. Mutet euch nicht zu viel zu

Jeder Mensch hat Grenzen. Auch wenn ihr erst einmal davon ausgehen solltet, dass ihr alles erreichen könnt, ist es nicht ratsam, wenn ihr euch mehr vornehmt als ihr erledigen könnt. Habt ihr gerade erst angefangen zu arbeiten, braucht ihr wahrscheinlich ein bisschen Zeit, um euren Workflow richtig einschätzen zu können. Die Übersicht behaltet ihr zum Beispiel mit einer Timeline. Darauf legt ihr fest, wie viel Zeit ihr zur Erledigung einer Aufgabe einplant. Schafft ihr es nicht die Aufgabe in der vorgegeben Zeit abzuschließen, plant ihr beim nächsten Mal mehr Zeit ein und lasst dafür andere Aufgaben weg. 

5. Nähert euch dem Ziel in kleinen Schritten

Wer kennt es nicht – einige Aufgaben sind so aufwendig und unangenehmen, dass man sie am liebsten immer wieder aufschieben würde. Gerade wenn ein To-Do besonders zeitintensiv erscheint, schreckt ihr womöglich davor zurück es zu erledigen. Steht ihr vor dieser Herausforderung, solltet ihr versuchen euch dem Ziel in kleinen Schritten zu nähern. Überlegt euch, wie ihr die große Aufgabe in kleine Teilschritte zerlegt und arbeitet diese hintereinander ab. So nähert ihr euch dem Ziel immer weiter an ohne euch überfordert zu fühlen.

6. Erstellt eine Not-To-Do-Liste

Eine To-Do-Liste habt ihr mit Sicherheit schon auf dem Schirm. Diese ist auch hilfreich und wichtig, insbesondere dann, wenn ihr die einzelnen Punkte nach Prioritäten geordnet habt und diese entsprechend abarbeitet. Aber habt ihr auch schon einmal daran gedacht eine Not-To-Do-Liste zu erstellen? Darauf notiert ihr all die Dinge, die euch davon abhalten eure Ziele zu erreichen. Habt ihr euch intensiv Gedanken darüber gemacht was ihr nicht tun wollt und diese Punkte notiert, fällt euch schneller auf, wenn ihr in zeitraubende Aktivitäten verfallt.

7. ALPEN-Methode zur Tagesplanung

Es gibt eine Methode für gutes Zeitmanagement, die viele der zuvor erwähnten Tipps vereint, nämlich die ALPEN-Methode. Jeder Buchstabe steht für einen Schritt zum perfekt geplanten Tag. 

A = Aufgaben sortieren:

Zunächst verschafft ihr euch einen Überblick darüber was ansteht und schreibt die Aufgaben in einer Liste auf. So kommt ihr auch bei vielen einzelnen To-Dos nicht durcheinander. Im Idealfall wendet ihr an dieser Stelle das Eisenhower Prinzip an und sortiert die Aufgaben nach Prioritäten. 

L = Länge festlegen:

Nicht alle Aufgaben sind gleich aufwendig. An dieser Stelle ist es wichtig, dass ihr ungefähr einschätzt, wie lange ihr zur Erledigung der Aufgaben braucht. Es ist sehr hilfreich ein Zeitlimit zu setzen, damit alle To-Dos abgearbeitet werden können. Zudem behaltet ihr mit festen Zeitvorgaben besser den Überblick und Ablenkungen haben keine Chance.

P = Pufferzeiten einplanen:

Oft kommt alles anders als geplant. Das gilt natürlich auch für den Arbeitsalltag. Aus diesem Grund solltet ihr auf keinen Fall eure gesamte Arbeitszeit fest verplanen. Immer wieder passiert Unvorhergesehenes, das zeitnah erledigt werden muss. Aus diesem Grund ist es ratsam nicht mehr als 60 Prozent eurer Zeit fest zu verplanen.  

E = Entscheidet, was wichtig ist:

An dieser Stelle kommen wir wieder einmal zum Thema Prioritäten. Schaut euch eure To-Dos genau an und entscheidet, was an diesem Tag unbedingt erledigt werden muss. Habt ihr die wichtigsten Punkte abgehakt, könnt ihr Aufgaben mit niedrigerer Priorität erledigen.

N = Nachkontrolle:

Zu guter Letzt ist es hilfreich eine Bilanz des Arbeitstages zu ziehen. Schaut euch an was ihr geschafft habt und welche Aufgaben noch offen sind. So könnt ihr in Zukunft besser einschätzen wie viel Zeit ihr für bestimmte Dinge braucht. Dadurch wird euer Zeitmanagement noch effektiver.

8. Nutzt Online-Tools zur Tagesplanung

Wir bei JUNGMUT nutzen das Tool Active Collab, um unsere Projekte zu strukturieren. Im Programm erstellen wir Tasks mit den jeweils zu erledigenden Aufgaben und können diese entweder uns selbst oder Kolleg:innen zuweisen. Besonders wichtige Aufgaben sind farbig markiert. So ist allen auf den ersten Blick klar, welche Aufgaben eine hohe Priorität haben. Gibt es eine Deadline für das To-Do, ist das ebenfalls vermerkt. Täglich erhält jede:r Mitarbeiter:in ein Update per Mail in dem steht, welche Aufgaben erledigt und welche noch offen sind. So behalten wir den Überblick über alle offenen To-Dos.

Auch wenn ihr einen Teil eurer Arbeitszeit zur Planung und Priorisierung eurer Aufgaben verwenden müsst, zahlt sich der zusätzliche Aufwand langfristig aus. Effektive Planung bedeutet weniger Stress und mehr Zeit für Kreativität. Welche Zeitmanagement-Methode am besten für euch funktioniert, müsst ihr selbst herausfinden. In jedem Fall ist es wichtig, dass ihr Prioritäten setzt, um eure Ziele zu erreichen. Ihr werdet merken, dass sich eure Leistungsfähigkeit und Motivation steigert, wenn ihr merkt, dass ihr effizient arbeitet.