Datenschutz für Videocalls

Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für die Durchführung von Videokonferenzen bei JUNGMUT

1. Allgemeines und Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie an einer Videokonferenz mit der JUNGMUT GmbH teilnehmen. Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

 

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

 

JUNGMUT GmbH
c/o Cowoki
Dorothee-Sölle-Platz 2
D-50672 Köln
Deutschland

 

Tel.: 0221 677809-0
E-Mail: contact@jungmut.com

 

Datenschutzbeauftragter ist:
Reinhold Goetz, Dipl.-Ing. Nachrichtentechnik
Zertifizierte Datenschutzfachkraft
WIMAS – Ingenieurbüro für Datenschutz- und Informationsmanagement
Kampstr. 6, 50374 Erftstadt
Tel.: 02235 9947997
E-Mail: datenschutz@wimas.de

2. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen Videokonferenz-Werkzeuge, um mit Kund:innen, Interessent:innen, Bewerber:innen, Partner:innen und sonstigen Dritten Termine, Besprechungen, Workshops, Bewerbungsgespräche, Schulungen oder Beratungen durchführen zu können (zusammenfassend „Online-Meetings“). Zweck der Verarbeitung sind die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung dieser Meetings, einschließlich Terminorganisation, Ergebnisdokumentation und – sofern eingewilligt – Erstellung von Transkripten und Meeting-Notizen.

3. Eingesetzte Werkzeuge

Je nach Termin und Wunsch der Teilnehmenden nutzen wir die folgenden Werkzeuge. Für die Erstellung von Meeting-Notizen und Transkripten setzen wir – nach vorheriger Einwilligung aller Teilnehmenden – in der Regel die plattformeigene KI-Funktion ein: bei Google Meet die Funktion „Notes by Gemini“ (siehe Ziff. 3.3) und bei Microsoft Teams das Tool tl;dv (siehe Ziff. 3.4). Im Einzelfall können wir auch davon abweichen oder ganz auf eine Notiz-/Transkriptionsfunktion verzichten.

3.1 GOOGLE MEET

Wir setzen Google Meet ein, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Meet wird über unseren eigenen Google-Workspace-Account betrieben. Wir sind insoweit Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen des Meetings.

Bei der Nutzung von Google Meet werden je nach Konfiguration des Meetings folgende Daten verarbeitet:

• Stammdaten der Teilnehmenden (Name, E-Mail-Adresse, sofern angemeldet)
• Meeting-Metadaten (Titel, Teilnehmerkreis, Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Verbindungsdaten (IP-Adresse, Geräte-/Hardwareinformationen)
• Audio-, Video- und Chatdaten während des Meetings
• ggf. Aufzeichnungen (nur, sofern explizit aktiviert und alle Teilnehmenden hierüber informiert wurden)

Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) kann erfolgen. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; ergänzend kommen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zum Einsatz.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

3.2 MICROSOFT TEAMS

Wir setzen Microsoft Teams ein, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Microsoft Teams nutzen wir in zwei Konstellationen:

• Wir laden ein: Hierfür nutzen wir unseren eigenen Microsoft-365-Tenant. Für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Meetings sind wir Verantwortlicher; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Wir werden eingeladen: Wenn ein Dritter (z.B. ein Kunde) uns in dessen Microsoft-Teams-Meeting einlädt, ist dieser Dritte Verantwortlicher für die dortige Datenverarbeitung. Wir sind in diesem Fall Teilnehmer und nicht für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden je nach Konfiguration des Meetings folgende Daten verarbeitet:

• Stammdaten der Teilnehmenden (Name, E-Mail-Adresse, sofern angemeldet)
• Meeting-Metadaten (Titel, Teilnehmerkreis, Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Verbindungsdaten (IP-Adresse, Geräte-/Hardwareinformationen)
• Audio-, Video- und Chatdaten während des Meetings
• ggf. Aufzeichnungen (nur, sofern explizit aktiviert und alle Teilnehmenden hierüber informiert wurden)

Eine Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) kann erfolgen. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; ergänzend kommen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zum Einsatz. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

3.3 NOTES BY GEMINI (NOTIZEN FÜR GOOGLE MEET)

Zur Unterstützung der Meeting-Dokumentation bei Google Meet setzen wir fallweise und nur nach vorheriger Einwilligung aller Teilnehmenden die in Google Workspace integrierte KI-Funktion „Notes by Gemini“ der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ein.

Ablauf:

• Zu Beginn des Meetings informieren wir die Teilnehmenden ausdrücklich darüber, dass eine Notiz-Erstellung mit Notes by Gemini geplant ist, und holen die Einwilligung aller Teilnehmenden ein.
• Sofern alle Teilnehmenden einwilligen, aktivieren wir die Funktion im Meeting. Während die Funktion aktiv ist, wird allen Teilnehmenden ein entsprechender visueller Hinweis im Meeting angezeigt.
• Ohne Einwilligung wird die Funktion nicht aktiviert bzw. wieder deaktiviert.

Verarbeitete Daten:

• Audiodaten des Meetings (zur Spracherkennung und Generierung der Notizen)
• automatisch generierte Zusammenfassungen und Transkripte
• Meeting-Metadaten (Titel, Teilnehmerkreis, Datum, Uhrzeit, Dauer)

Speicherort: Die generierten Meeting-Notizen werden im Google Drive des Meeting-Organisators innerhalb unseres Google-Workspace-Accounts gespeichert und im Anschluss an die im Kalendereintrag eingeladenen Personen geteilt.

Speicherdauer der Gemini-Verarbeitung: Wir haben in unseren Google-Workspace-Einstellungen festgelegt, dass der Unterhaltungsverlauf mit Gemini in Workspace (also die Eingaben an und Ausgaben von Gemini, einschließlich der bei Notes by Gemini verarbeiteten Inhalte) nach spätestens 1.080 Tagen (ca. 3 Jahren) automatisch gelöscht wird. Die als Google-Doc im Drive abgelegten Meeting-Notizen unterliegen darüber hinaus den allgemeinen Speicherregeln gemäß Ziff. 6.

Auftragsverarbeitung und KI-Modelltraining: Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Nach Angaben von Google werden Inhalte aus Google Workspace, einschließlich der durch Notes by Gemini erzeugten Notizen, nicht zum Training der allgemeinen Gemini-Modelle verwendet.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) kann erfolgen. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; ergänzend kommen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zum Einsatz.

Weitere Informationen finden Sie unter https://support.google.com/meet/answer/14754931 sowie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

3.4 TL;DV (NOTIZEN FÜR MICROSOFT TEAMS)

Zur Unterstützung der Meeting-Dokumentation bei Microsoft Teams setzen wir fallweise und nur nach vorheriger Einwilligung aller Teilnehmenden das Tool tl;dv ein. Anbieter ist die tldx Solutions GmbH, Kaiser-Friedrich-Allee 51, 52074 Aachen, Deutschland (eingetragen beim Amtsgericht Aachen, HRB 23730).

Ablauf:

• Zu Beginn des Meetings informieren wir die Teilnehmenden ausdrücklich darüber, dass eine Aufzeichnung und/oder Transkription mit tl;dv geplant ist, und holen die Einwilligung aller Teilnehmenden ein.
• Sofern alle Teilnehmenden einwilligen, wird tl;dv als Teilnehmer im Meeting hinzugefügt; ohne Einwilligung wird tl;dv nicht aktiviert bzw. wieder entfernt.
• Je nach Termin werden entweder nur Transkripte erzeugt oder zusätzlich Audio- und Videoaufzeichnungen des Meetings.

Verarbeitete Daten:

• Audio- und/oder Videodaten aller Teilnehmenden während des Meetings
• automatisch generierte Transkripte
• Meeting-Metadaten (Titel, Teilnehmerkreis, Datum, Uhrzeit, Dauer)
• E-Mail-Adressen aller im Kalendereintrag eingeladenen Personen, um nach dem Meeting eine Zusammenfassung der Meeting-Notizen versenden zu können

Verarbeitungsstandort: Anbieter ist eine in Deutschland ansässige GmbH; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet seitens des Anbieters nach unserer Kenntnis nicht statt.

Versand der Meeting-Notizen: Nach dem Meeting versendet tl;dv eine E-Mail mit den Meeting-Notizen an alle im Kalendereintrag eingeladenen Personen. Sollten Sie diesen Versand nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte vor oder zu Beginn des Termins mit; wir deaktivieren den Versand dann für das jeweilige Meeting.

Auftragsverarbeitung: Mit der tldx Solutions GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

KI-Modelltraining: Wir haben in den Einstellungen unseres tl;dv-Accounts deaktiviert, dass Meeting-Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet werden dürfen.

Integration in Drittsysteme: Aktuell besteht keine automatische Integration zwischen tl;dv und anderen Systemen (z.B. CRM, HubSpot, Slack). Sollten wir eine solche Integration künftig einrichten, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von tl;dv: https://tldv.io/privacy/.

4. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung im Rahmen von Videokonferenzen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – für Meetings, die der Anbahnung, dem Abschluss oder der Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder dem von Ihnen vertretenen Unternehmen dienen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – für sonstige Meetings (z.B. allgemeine Beratung, Austausch, Netzwerkpflege). Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten und qualitativ hochwertigen Durchführung von Geschäftsbesprechungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – für die Erstellung von Meeting-Notizen, Aufzeichnungen und/oder Transkripten mit Notes by Gemini oder tl;dv. Diese erfolgen ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die wir zu Beginn des jeweiligen Meetings einholen.
• § 26 Abs. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO – für Bewerbungsgespräche.

5. Empfänger und Datenweitergabe

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind:

• die in den jeweiligen Meetings teilnehmenden Personen
• die genutzten Werkzeuge (Google, Microsoft, tldx Solutions GmbH) als Auftragsverarbeiter
• gegebenenfalls weitere am Vertrag oder am Termin beteiligte Dritte, die im Kalendereintrag eingeladen sind (z.B. Empfänger der Meeting-Notizen)

Eine darüber hinausgehende Datenweitergabe erfolgt nicht. Drittlandübermittlungen erfolgen ausschließlich auf den unter Ziff. 3 beschriebenen Grundlagen.

6. Speicherdauer

• Meeting-Metadaten speichern wir so lange, wie es für die Geschäftsbeziehung und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere aus HGB und AO) erforderlich ist.
• Meeting-Notizen, Aufzeichnungen und Transkripte (sowohl aus Notes by Gemini als auch aus tl;dv) speichern wir, solange dies für die Nachbereitung des Termins und die Vertragsbeziehung erforderlich ist, längstens jedoch für die Dauer unserer aktiven Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. dem von Ihnen vertretenen Unternehmen. Auf Ihre Anforderung hin löschen wir Notizen, Aufzeichnungen und Transkripte, die Sie betreffen, jederzeit.
• Unterhaltungsverlauf mit Gemini in Google Workspace (Eingaben und Ausgaben der Gemini-Verarbeitung im Zusammenhang mit Notes by Gemini) wird gemäß unserer Workspace-Konfiguration nach spätestens 1.080 Tagen (ca. 3 Jahren) automatisch gelöscht.
• Bewerbungs-Meetings werden gemäß den Regelungen unserer allgemeinen Datenschutzerklärung (Abschnitt „Karriere: Bewerbungen über Personio“) gespeichert.

7. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde für die JUNGMUT GmbH ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

8. Widerruf der Einwilligung zur Notiz-Erstellung / Aufzeichnung

Sie können Ihre Einwilligung zur Notiz-Erstellung (Notes by Gemini) bzw. zur Aufzeichnung und Transkription (tl;dv) jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen – auch noch während eines laufenden Meetings. In diesem Fall deaktivieren wir die Funktion unverzüglich. Bereits erstellte Notizen, Aufzeichnungen und Transkripte werden auf Ihren Wunsch hin gelöscht, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende berechtigte Interessen entgegenstehen.

Wenden Sie sich für einen Widerruf an: contact@jungmut.com oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziff. 1).

 

Stand: Mai 2026