Das Jahr 2020 hat gerade erst begonnen und dein Arbeitsalltag ist jetzt schon voll mit E-Mails, Tasks, Post-Its, Notizen, Chatnachrichten und Terminen? Dann solltest du den möglicherweise ruhigeren Jahresstart jetzt nutzen. Der Jahreswechsel ist nämlich ein guter Zeitpunkt, um Routinen und Prozesse zu hinterfragen, Neues auszuprobieren und sich konkrete Ziele zu setzen. Das Thema Produktivität und Optimierung von Abläufen war 2019 ein Kernthema innerhalb unserer Agentur. Mit welchem neuen Tool wir in 2020 starten und wie du dein geeignetes Projekt Management Tool findest, erfährst du hier. 

von Cécilia Untereiner

Prozessoptimierung im Rückblick

Bei der täglichen Agenturarbeit ist die Förderung von Produktivität und Kreativität ein zentrales Thema. In 2019 haben wir uns unter anderem zum guten Vorsatz gemacht, unsere Projektabläufe zu optimieren und hierfür ein neues Projekt Management Tool bzw. eine Task Management Software im Unternehmen etabliert.

Um dieses Projekt so effektiv wie möglich zu gestalten, haben wir das Thema als eigenes Projekt behandelt, ein internes Projektteam zusammengestellt, Projekt-Phasen definiert und einen Zeitplan erstellt.

Im ersten Schritt haben wir dazu unsere aktuellen Prozesse analysiert und infrage gestellt. Nachdem wir die Analyse des IST-Zustands durchgeführt haben, haben wir die Anforderungen des neuen Tools sowie Maßnahmen zur Verbesserung bestehender Prozesse definiert und nach Task Management Tools recherchiert und diese miteinander verglichen. Nachdem die Entscheidung getroffen war, konnte die Anwendung im Unternehmen definiert und die Einführung sowie Migration aller Projekte in das neue Tool geplant werden. 

Task Management Software: IST-Zustand

Projekt Management Tools sind gute Werkzeuge, um den Alltag zu strukturieren und zu organisieren. Wir nutzen bereits seit Längerem Tools wie Jira und Confluence. Mit der Zeit haben wir auch Asana für einige Projekte eingesetzt. Folgende Bilanz haben wir aus der täglichen Verwendung gezogen:

• Der Einsatz mehrerer Werkzeuge sorgt für Desorientierung.
• Es werden nicht immer alle Informationen genutzt, da sie an unterschiedlichen Stellen festgehalten werden.
• Die Tools werden nicht vollumfänglich genutzt.
• Die Benutzeroberfläche ist aus UX-Sicht nicht attraktiv und optisch nicht ansprechend.

Anforderungen an ein Projekt Management Tool

Die Basisfunktionen, die wir bisher bei den anderen Tools genutzt haben, wie zum Beispiel die Taskerstellung mit Fälligkeitsdatum, Verlinkung der zuständigen Personen und Abonnenten etc., wollten wir beibehalten. Dazu haben wir uns Gedanken gemacht und folgende Verbesserungen, weitere Funktionen und Erwartungen an das neue Tool festgelegt:

• Einsatz einer einzigen Software
• Intuitive und UX freundliche Bedienung
• Schnellere Taskerstellung mit Abhängigkeiten und Tags
• Zeiterfassung
• Kalenderansicht und Ressourcenplanung
• Mit Kunden und Freelancern gemeinsam an einem Projekt arbeiten
• Self-hosted Software aufgrund der Datenschutzbestimmungen

Die Recherche- und Vergleichsphase haben wir nach der "Trial & Error"-Methode durchgeführt. Im ersten Schritt haben wir nach Software recherchiert und auf Basis unserer Anforderungen Software ausgewählt, die infrage kommen. Im zweiten Schritt haben wir User Interface und Bedienbarkeit getestet und hierfür Beispielprojekte und Beispieltasks angelegt und überprüft welche Möglichkeiten und Funktionen zur Verfügung stehen. 

Nach dem Softwarevergleich, unter anderem BaseCamp oder Odoo, haben wir uns für die Task Management Software ActiveCollab entschieden. Alle oben genannten Anforderungen werden von dieser Projekt Management Software abgedeckt. Hinzu kommt, dass die Software aktiv weiterentwickelt wird und der Austausch mit dem Support sehr einfach ist. 

Prozessoptimierung in der Praxis

Die Einführung eines neuen Tools ist auch mit der Konzipierung eines Handbuchs zur richtigen, konformen Anwendung der Software verbunden. Nach der Entscheidung für ActiveCollab haben wir unsere Prozesse im Projekt-, und Task-Management überdacht, überarbeitet und die Vorgehensweise sowie Projekt-, Task-, Datei-Benennungen neu definiert.

Einführungsprozess von ActiveCollab

Bevor das Projekt Management Tool eingeführt werden kann, müssen zunächst die Kernprozesse bei gängigen Projekten hinterfragt, angepasst und neu definiert werden, damit alle Agenturmitarbeiter das gleiche Verständnis von dem Tool haben und es einheitlich anwenden können. Der Einführungsprozess beinhaltete folgende Phasen: 

• Kick-Off Workshop (Erwartungen)
• Anwendung- und Migrationskonzept
• Migration
• Testing
• Internes "Go Live"
• Erstellung von internen und externen Handbüchern pro Berechtigung/Rolle
• Einbindung der Dienstleister, Freelancer und Kunden.

Das Projektteam hat aktiv an der Einführung gearbeitet und das Tool auf Herz und Nieren getestet. Herausgekommen ist eine effiziente Anwendung, die an die individuellen Anforderungen/Benutzung von JUNGMUT angepasst werden konnte.

Damit alle auf dem gleichen Stand sind wurde ein JUNGMUT Anwendung Handbuch sowie Handbücher für Kunden und Freelancer erstellt. Dazu hat eine interne Mini-Schulung stattgefunden und den Bildschirmpräsentation wurde aufgenommen, um interne OnBoardings oder Tools-Schulungen zu erleichtern. Dazu haben wir ein allgemein deutsches Anwendung-Handbuch zur Bedienung von ActiveCollab erstellt, welches wir euch weiter unten zur Verfügung stellen.

Auch wenn die Software sehr intuitiv und selbsterklärend ist, konnten einige Fragen, Probleme und fehlende Eigenschaften mit dem ActiveCollab Support geklärt werden, sodass das Tool sogar um einige Funktionen wachsen konnte.

ActiveCollab Vorteile

Mit ActiveCollab lassen sich sämtliche Projekte im Blick behalten, mit allen Verantwortlichen einfach auf einer einzigen Plattform kommunizieren – mobil, in der App oder im Browser.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Projekte, Abläufe und Aufgaben verwalten
• Zeit und Aufgaben erfassen
• Fortschritt überprüfen, Qualitätssicherung
• Verwaltung von Ressourcen und Gruppenkalendern 
• Erstellung von Projektreportings 
• Kollaborative Zusammenarbeit an Projekten 
• Einfache Kommunikation und gute Erreichbarkeit des Supports
• Eigenes Mitwirken zur Verbesserung der Software
• Ständige Weiterentwicklung

Ausblick auf 2020

Die Optimierung von Prozessen findet kein Ende und ist ein fortschreitender Prozess. Natürlich haben wir uns auch für 2020 gute Vorsätze und Ziele gesetzt:

• Die ActiveCollab "Zeiterfassung" Funktion zum Einsatz bringen.
• Die Neue ActiveCollab Funktion "Workload" für die Ressourcenplanung testen und in der Praxis anwenden.
• Neue Funktionen und Anwendungen zusammen mit dem ActiveCollab Support weiterentwickeln.
• Abläufe und Prozesse in anderen internen Bereichen, u.a. Personalmanagement, optimieren. 

Dazu halten wir euch natürlich in unserem Blog auf dem Laufenden. Wenn du 2020 für mehr Ordnung und routiniertere Prozessabläufe in deinen Daily Doings sorgen möchtest, solltest du unsere nachfolgenden Punkte berücksichtigen. 

Fazit

Wichtigste Punkte, um neue Tools/Prozesse einzuführen:

1. Ziele & Timings setzen
2. Analyse des IST-Zustands
3. Anforderungen definieren
4. Recherche und Softwarevergleich 
5. Anwendungskonzept
6. Migration
7. Einführung/Mini-Schulung im Team
8. Einführung/Mini-Schulung Freelancer, Dienstleister und Kunden