Es ist eine Menge passiert seit dem letzten Artikel zu “JUNGMUT 2.0“ am 15. Dezember. Wir haben ein paar besinnliche Weihnachtstage genießen dürfen, sind auf den Hund gekommen und gut ins neue Jahr gerutscht — ihr hoffentlich auch. Aber vor allem haben wir nun mehr oder weniger einen Monat hinter uns gebracht, in dem die erste Phase des Projektes “JUNGMUT 2.0" reifen und in der Praxis getestet werden konnte. Ein Blick zurück.

Die sogenannte erste Phase des Projektes “JUNGMUT 2.0“ stellte den ersten Schritt hin zu einem flexibleren und möglicherweise effizienteren Arbeitsmodell dar. Die Rahmenbedingungen: Anwesenheit zwischen 10.30 Uhr und 16.30 Uhr im Kölner Office, während die restlichen zwei Arbeitsstunden des Tages flexibel gestaltet werden konnten.

Eine der überraschenderen Erkenntnisse der ersten Tage waren die Anwesenheitszeiten der beiden Departments. Erstaunlicherweise war zu beobachten, dass unsere Kreation (Design, Konzept, Development) im Schnitt früher erschien, um den Tag dann auch früher in Richtung Feierabend ausklingen zu lassen. Auf Seiten des Project Management gab es kaum große Veränderungen, was den Tagesverlauf angeht. Durchschnittlich erschienen die Project Manager wie immer zwischen 8.30 und 9.30. Auch wenn kein konkreter Nutzen aus der flexibleren Arbeitszeiten gezogen wurde, so schätzten die PMs doch die Freiheit, “auch mal später kommen zu können”. Diese Flexibilität, einen individuellen Tagesverlauf zu entwickeln, war einer der Faktoren, die dazu beigetragen haben, dass diese erste Phase durchweg als Erfolg gewertet werden kann.

“Es ist schon ein großer Vorteil, seinen Tag individuell gestalten und den persönlichen Anforderungen entsprechend anpassen zu können. Gerade in Kreations- und Ideenfindungsprozessen ist diese Freiheit Gold wert.”
- Melanie, Design

“Mir helfen die flexiblen Arbeitszeiten vor allem, da ich seit 2 Monaten Pendler bin. Vorher kam es vor, dass ich durch die Kernarbeitszeit von 9–18 Uhr teilweise 10 Stunden auf der Arbeit und daher bis zu 12 Stunden außer Haus war. Jetzt habe ich die Möglichkeit so zu arbeiten, wie die Bahnverbindung es zulässt und vor allem auch zeitiger (nach 8 stunden bzw. abgeschlossener Arbeit) zu gehen.”
-Eddi, Project Management

Dieser individuelle Tagesablauf führte jedoch auch zu ungeahnten Herausforderungen. So kam es bisher nicht etwa zu Problemen mit Deadlines, die durch enge Abstimmungsprozesse problemlos und mit viel Luft eingehalten werden konnten. Vielmehr war mit der Tatsache, dass die Kollegen zu unterschiedlichen Zeiten im Büro erschienen, stellenweise ein Gefühl der Unruhe verbunden. Ein Umstand, der dem sehr familiären Verhältnis bei JUNGMUT geschuldet ist.

“Für mich ist es noch komisch bzw. ich mache mir irgendwie Sorgen bis dann wirklich alle da sind. Gerade bei Kollegen, die sonst immer früh starten oder am Abend zuvor gesagt haben, dass sie früh kommen. Aber das wird sich mit der Zeit legen, denke ich.”
– Simone, Human Resource Management

Der Faktor der Gewohnheit spielt nicht nur hier eine Rolle. Eine der grundsätzlichen Herausforderungen, die wir im Vorfeld bereits als solche eingeschätzt haben, ist gegenseitiges Vertrauen. Zwar ist davon auszugehen, dass innerhalb unseres Teams ein Grundmaß an Vertrauen vorherrscht, dennoch hatten einige Team-Mitglieder das Gefühl, sich rechtfertigen zu müssen, wenn sie beispielsweise früher gingen oder von zu Hause aus arbeiteten.

“Zum Thema Kernarbeitszeit von 10:30 Uhr bis 16:30 Uhr ist mir aufgefallen, dass ich zwar oft dachte „den Rest mache ich von Zuhause aus, da ist es ruhiger“, aber dann doch nicht ging, weil ich ein komisches Gefühl hatte, so früh nach Hause zu gehen. Gerade in einem Großraumbüro kann es jedoch von Vorteil sein, gewisse Aufgaben in Ruhe von daheim zu erledigen. Vor meinem Urlaub tat ich genau das, sagte allerdings jedem, dass ich in meiner Wohnung weiterarbeite. Diesen Zwang zur Rechtfertigung muss ich mir abtrainieren, damit ich das nächste mal entspannt nach Hause gehen kann, wenn ich dort alleine weiterarbeiten möchte.”
– Claudia, Business Development

Gerade auf der Schwelle zu Phase 2 muss dieser Schalter umgelegt werden. Das Mittel zur Wahl hier ist offene und transparente Kommunikation innerhalb der Teams, sowie die Einführung einer neuen Agentursoftware, die das Ganze noch verstärken soll.

Auf dem Weg in Phase 2 soll uns Slack begleiten. Ein Tool, das es uns nicht nur ermöglicht, nahezu alle Prozesse abzubilden (durch Integration von beispielsweise Jira und Dropbox), sondern auch eine klare Work-Life-Grenze aufzieht. Slack fungiert dabei als eine Art mobiles Office, das, sobald ich mich einlogge, den anderen signalisiert, dass ich gerade arbeitsbereit bin.

Wie unser guter Freund und ehemaliger Kollege Marcel so schön formuliert: “That way, everyone is in the loop when I’m there, but most importantly when I’m not“. Slack soll uns letztendlich dabei unterstützen, die Kommunikation und das Wir-Gefühl untereinander zu stärken, ohne dabei durch die Verpflichtung der räumlichen Anwesenheit an kreativer Freiheit einbüßen zu müssen.

Wir sind frohen Mutes und fast schon überrascht wie reibungslos wir diesen ersten Monat gemeistert haben — gerade wenn man bedenkt, dass ein Teil des Teams gerade mitten in einem Pitch steckt — und freuen uns, in der nächsten Woche mit Phase 2 starten zu können. Hier wird aus der Kernanwesenheits- eine Kernarbeitszeit, die es uns als Team erlaubt, unsere flexiblen individuellen Tagesabläufe noch etwas freier zu gestalten, die aber gleichzeitig ein gehöriges Maß an Commitment und Engagement von jedem Einzelnen erfordern, damit der ganze Spaß nicht nur funktioniert, sondern auch einen Gesamtmehrwert für uns und unsere Kunden darstellt. Unsere bisherigen eigenen Erfahrungen, die Erfahrung anderer und Artikel wie der von Sean Kim für Fast Company bestärken uns darin, dass der Schritt, den wir gehen, richtig und wichtig ist. Oder um es mit den Worten von Sean Kim zu sagen:

“Stop preparing for the ways your workflow, coworkers and management will change — because they already have.“