Seit gut sechs Wochen testen wir bei uns im Unternehmen Workplace – das soziale Netzwerk für Unternehmen aus dem Hause Zuckerberg. Anfang 2015 wurde die Plattform (damals noch “Facebook at Work”) das erste Mal getestet, seit Oktober 2016 ist sie marktreif. Höchste Zeit für uns, dem Social Intranet eine Chance zu geben und unseren bisherigen Favoriten Slack auf die Bank zu setzen.

von Beatrice Ullrich

Bereits erlernte Oberfläche lässt alles intuitiv wirken

Das Interface kennt man doch – die klassische Facebook Oberfläche grinst einen in kühlem grau statt in blau an. Anmeldung und Einrichtung ist daher denkbar einfach: Man kennt alle Handgriffe bereits aus dem privaten Facebook-Gebrauch. Auch die Funktionen unterscheiden sich kaum von denen des Mutter-Netzwerks. Ich kann Neuigkeiten in meinen Newsfeed posten, Gruppen, Veranstaltungen und Umfragen erstellen und Teammitglieder abonnieren. Ein Facebook-Mikrokosmos. Was nicht selbsterklärend ist, wird mittels unterschiedlicher kostenfreier Webinare (für Community Manager und Admins) erläutert.

Neben der klassischen Chatleiste hat man im linken Menü noch die Auswahl “Work Chat”. Von dort aus gelangt man in einen neuen Tab zu dem ganzseitigen Chat-Client. Die Funktionsweise ist – wenig verwunderlich – die des Facebook Messengers. Ebenfalls wie bei Messenger, ist der Work Chat in einer separaten Mobile App ausgegliedert. Zusätzlich zu der regulären Workplace App landen so also nochmal zwei Apps aus dem Facebook Kosmos auf dem Smartphone.

Einfache Analyse dank Dashboard

Mittels eines übersichtlichen Dashboards lässt sich für die Administratoren leicht feststellen, wie und wofür Workplace im Unternehmen genutzt wird. Neben einer wöchentlichen Analyse-E-Mail, kann man hier manuell verschiedene Berichte zu Personen, Gruppen und Inhalten einsehen. Falls ein interner Report gewünscht ist, macht Workplace es also leicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen Facebook Statistiken lassen sich hierbei allerdings keine Personen, auch nicht anhand von Profilbildern, einsehen. Ein Plus für die Anonymität der Mitarbeiter.
Ebenfalls ein Vorteil für die Privatsphäre: Für Workplace wird ein eigenes Konto erstellt und nicht das private Facebook-Konto verknüpft. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch überraschend für ein Facebook-Produkt. Zusätzlich kündigt Workplace an, die Hosting-Praktiken durch eine dritte unabhängige Instanz überwachen zu lassen.

Workplace als Konkurrenz für Slack, Asana & Co?

Workplace platziert sich als klare Konkurrenz für andere Social Intranets und Programme zur Firmenkommunikation. Haben Slack, Jive, Basecamp, Trello oder Asana nun ausgedient? Vorerst höchstens in Teilen. Denn so wie jedes Tool zur internen Kommunikation, eignet sich Workplace längst nicht für alles.

Workplace ist ein Tool zum internen Austausch, nicht aber für das Projektmanagement. Vorgänge erstellen, zuweisen oder gemeinsam bearbeiten ist beispielsweise nicht möglich. Macht es das also eher zur Konkurrenz für Office-Chats wie beispielsweise Slack? Jein. Erstes Manko ist, dass es keine Desktop-App gibt, man muss also im Browser kommunizieren. Darüber hinaus ist es durch die Network-Struktur unübersichtlicher für kurze Abstimmungswege. Bei uns im Büro ist man sich einig: Workplace ist keine ernsthafte Alternative für Programme wie Slack.

Es eignet sich vielmehr zum Austausch von inspirierenden Links oder langlebigen Diskussionen in den Kommentarspalten. Eben für das, wozu sich Facebook ebenfalls eignet. Für kleine Unternehmen, in denen man guten Gewissens auch mit dem Chef bei Facebook befreundet sein kann, hat Workplace daher an dieser Stelle eher eine geringe Relevanz.

Für wen lohnt sich Workplace?

In großen Unternehmen, die zum internen Austausch nach wie vor E-Mails, Telefone und allenfalls noch ein Intranet nutzen, könnte Workplace allerdings eine willkommene Abwechslung sein und eine Plattform des kreativen und kollegialen Austausches. Es ersetzt durch seine Unübersichtlichkeit und die nicht ausgereifte Suchfunktion zwar kein Intranet, lädt aber dafür wesentlich mehr zum Austausch ein, da die Bedienung so leicht ist und die Zugangsvoraussetzungen gering.

Auch der Preis macht Workplace durchaus attraktiv. Man zahlt pro Mitarbeiter – bis 1.000 Angestellte drei US-Dollar, bis 10.000 Angestellte zwei US-Dollar und darüber hinaus einen US-Dollar pro Person. Ob die Anschaffung des Unternehmensnetzwerks sich jedoch im Endeffekt lohnt, muss individuell entschieden werden. Es lohnt sich hierbei in jedem Fall die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse mit einzubeziehen.

Wir haben uns kürzlich dafür entschieden, Workplace bei JUNGMUT nicht länger zu nutzen. Eben weil wir gut und gerne mit dem Chef auf Facebook befreundet sind und uns mit spezialisierten Tools wie Jira und Slack besser beraten fühlen.