apollo.io Preise 2026: Alle Pläne im Vergleich – was kostet das Tool wirklich?

apollo.io sieht auf den ersten Blick günstig aus. Ein kostenloser Plan, bezahlte Pläne ab 49 US-Dollar – klingt überschaubar. Aber wer genauer hinschaut, merkt: Der echte Preis hängt stark davon ab, wie viele Credits ihr braucht, ob ihr monatlich oder jährlich zahlt und ob Add-ons dazukommen.

Dieser Artikel schlüsselt alle vier Pläne auf, zeigt was sie wirklich kosten, worauf ihr achten solltet – und für wen welcher Plan sinnvoll ist. Inklusive unserem direkten Erfahrungswert aus der Praxis im DACH-Markt.

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Kurz vorab: Wie funktioniert das Preismodell von apollo.io?

apollo.io rechnet nach Credits ab. Ein Credit entspricht dabei grob einem Datenpunkt, den ihr aus der Datenbank abruft – also zum Beispiel einer verifizierten E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer. Die monatliche Credit-Menge ist je nach Plan begrenzt und bestimmt maßgeblich, wie viel Outreach ihr betreiben könnt.

Drei wichtige Grundregeln:

• Alle Preise sind in US-Dollar angegeben und pro Nutzer pro Monat
• Jährliche Abrechnung spart rund 20 % gegenüber monatlicher Abrechnung
• Der Organization-Plan erfordert mindestens 3 Nutzer

Die vier apollo.io-Pläne im Überblick

Free Plan – kostenlos, dauerhaft

Der Free Plan ist kein zeitlich begrenzter Trial, sondern dauerhaft kostenlos. Er eignet sich für Einzelpersonen, die apollo.io testen oder gelegentlich einzelne Kontakte recherchieren wollen.

Was ist enthalten:

• 900 Credits pro Jahr (nicht pro Monat)
• 10 Export-Credits pro Monat
• 5 Mobile Credits pro Monat (Direktdurchwahlen)
• Basis-Sequenzen (limitiert)
• Chrome Extension für LinkedIn
• 250 E-Mails pro Tag

Preis: 0 USD

Für wen geeignet: Solo-Selbstständige oder Teams, die das Tool erst kennenlernen wollen. Für echten Outbound-Betrieb reicht der Free Plan nach wenigen Wochen nicht mehr aus – 900 Credits pro Jahr entsprechen gerade mal 75 Kontakten pro Monat.

Basic Plan – Einstieg in professionelles Prospecting

Der Basic Plan ist der Einstieg für kleine Vertriebsteams, die ernsthaft Outbound betreiben wollen. Er öffnet erweiterte Suchfilter und bietet deutlich mehr Credits als der Free Plan.

Was ist enthalten:

• 1.000 Export-Credits pro Monat
• 75 Mobile Credits pro Monat
• Unlimitierte E-Mail-Credits
• Erweiterte Suchfilter (Branche, Technologie, Unternehmensgröße etc.)
• Unlimitierte Sequenzen
• Job-Change-Alerts
• A/B-Testing für E-Mails
• HubSpot- und Salesforce-Integration

Preis:

• 49 USD/Nutzer/Monat bei Jahresabrechnung (588 USD/Jahr pro Nutzer)
• 59 USD/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung

Für wen geeignet: Kleine Teams mit 1–3 Vertrieblern, die systematisch B2B-Outbound aufbauen wollen. Wer primär im deutschsprachigen Markt prospektet, sollte sich bewusst sein: Die DACH-Datenbasis ist lückenhafter als im englischsprachigen Raum. Mehr dazu weiter unten.

Professional Plan – der meistgenutzte Plan

Der Professional Plan ist für die meisten aktiven Sales-Teams der Sweet Spot. Er kombiniert höhere Credit-Mengen mit Calling-Funktionen, KI-gestütztem E-Mail-Writing und erweiterten Reportings.

Was ist enthalten (zusätzlich zu Basic):

• 2.000 Export-Credits pro Monat
• 100 Mobile Credits pro Monat
• Dialer inkl. Anrufaufzeichnung (US)
• Erweiterte Berichte und Dashboards
• KI-gestütztes E-Mail-Writing
• Conversation Intelligence
• Intent Data (wer sucht gerade aktiv nach eurer Lösung)
• A/Z-Testing (nicht nur A/B)

Preis:

• 79 USD/Nutzer/Monat bei Jahresabrechnung (948 USD/Jahr pro Nutzer)
• 99 USD/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung

Für wen geeignet: Wachsende Vertriebsteams, die nicht nur Daten abrufen, sondern den gesamten Outbound-Prozess in apollo.io abbilden wollen – von der Recherche über die Sequenz bis zum Call. Der Intent-Data-Zugang ist ein echter Vorteil: Ihr seht, welche Unternehmen gerade aktiv nach eurer Lösung suchen.

Organization Plan – für größere Sales-Organisationen

Der Organization Plan richtet sich an Teams mit komplexen Anforderungen: viele Nutzer, internationales Calling, erweiterte Sicherheitskontrollen und voller API-Zugang.

Was ist enthalten (zusätzlich zu Professional):

• 4.000 Export-Credits pro Monat
• 200 Mobile Credits pro Monat
• Internationales Calling (nicht nur USA)
• SSO (Single Sign-On)
• Custom Roles und Berechtigungsmanagement
• Data Enrichment API
• Dedizierter Support
• Advanced Intent Data

Preis:

• 119 USD/Nutzer/Monat bei Jahresabrechnung – mindestens 3 Nutzer (= mindestens 4.284 USD/Jahr)
• 149 USD/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung

Für wen geeignet: Unternehmen mit 5+ Vertrieblern, die apollo.io als zentrales Sales-Intelligence-System betreiben, internationales Outreach machen und Compliance-Anforderungen haben. Das internationale Calling ist besonders relevant für Teams, die im DACH-Markt auch telefonisch aktiv sind.

Preisvergleich auf einen Blick

Alle Preise in USD pro Nutzer pro Monat, Jahresabrechnung:

• Free: 0 USD – 900 Credits/Jahr, 5 Mobile Credits/Mo., Basis-Features
• Basic: 49 USD – 1.000 Export-Credits/Mo., 75 Mobile Credits/Mo., erweiterte Filter
• Professional: 79 USD – 2.000 Export-Credits/Mo., 100 Mobile Credits/Mo., Dialer, Intent Data
• Organization: 119 USD – 4.000 Export-Credits/Mo., 200 Mobile Credits/Mo., internationales Calling, API

Bei monatlicher Abrechnung: Basic 59 USD, Professional 99 USD, Organization 149 USD.

Die versteckten Kosten: Worauf ihr achten solltet

Credit-Limits – der entscheidende Faktor

Die größte Kostenfalle bei apollo.io sind nicht die Planpreise selbst, sondern die Credit-Limits. Wer ernsthaft Outbound betreibt, verbraucht Credits schneller als erwartet – besonders für Mobile Credits (Direktdurchwahlen), die auf allen Plänen knapp bemessen sind.

Ein realistisches Rechenbeispiel für ein 5-Personen-Sales-Team auf Professional (Jahresabrechnung):

• 5 × 79 USD × 12 = 4.740 USD/Jahr Grundpreis
• Ggf. Add-on für zusätzliche Credits: +1.200–2.400 USD/Jahr
• Realistisches Gesamtbudget: 6.000–7.200 USD/Jahr

Add-ons

Bestimmte Features kosten extra, unabhängig vom Plan:

• Inbound Tool (für inbound Lead-Qualifizierung): 119 USD/Team/Monat
• Advanced Dialer: 119 USD/Team/Monat
• Zusätzliche Credits: ca. 0,20 USD pro Credit, Mindestabnahme 250 Credits

Mobile Credits kosten 8-mal mehr als E-Mail-Credits

Das wird oft übersehen: Eine verifizierte E-Mail-Adresse kostet 1 Export-Credit. Eine Direktdurchwahl (Mobile Number) kostet 8 Credits. Wer viel telefoniert, verbrennt sein Credit-Budget deutlich schneller als erwartet. Auf dem Professional Plan mit 100 Mobile Credits pro Monat lassen sich damit nur 12–13 Direktdurchwahlen pro Nutzer abrufen.

Mindest-Seat-Anforderung beim Organization Plan

Der Organization Plan verlangt mindestens 3 Nutzer – auch wenn euer Team nur aus 2 Personen besteht. Das treibt den Einstiegspreis auf mindestens 4.284 USD/Jahr.

Jährliche vs. monatliche Abrechnung

Der Rabatt bei Jahresabrechnung beträgt rund 20 %. Das klingt attraktiv – aber ein Jahresvertrag bindet euch auch dann, wenn ihr das Tool nach drei Monaten nicht mehr nutzt. Unser Tipp: Erst mit dem Free Plan oder einem 14-tägigen Trial-Zugang testen, dann erst das Jahresabo abschließen.

apollo.io Preise für den DACH-Markt – was ihr beachten müsst

apollo.io ist primär für den US-amerikanischen Markt optimiert. Das zeigt sich auch in der Datenbasis: Während die Datenqualität für Nordamerika exzellent ist, sind im DACH-Raum häufig Telefonnummern unvollständig, E-Mail-Adressen nicht verifiziert oder Kontaktdaten schlicht nicht vorhanden.

Das bedeutet konkret:

• Mobile Credits (Direktdurchwahlen) haben in Deutschland eine geringere Trefferquote als in den USA
• Für DACH-fokussierte Teams reicht der Basic Plan oft aus – weil die Credit-Limits durch die Datenlücken sowieso nicht vollständig ausgeschöpft werden
• Für internationale Outreach-Kampagnen (EU + USA) ist der Professional Plan die richtige Wahl

Außerdem wichtig: Die Nutzung von apollo.io im DACH-Raum muss DSGVO-konform gestaltet werden. Was das konkret bedeutet und worauf ihr achten müsst, haben wir ausführlich in unserem apollo.io DSGVO-Leitfaden beschrieben.

Welcher Plan ist der richtige für euch?

Free Plan – wenn ihr nur testen wollt

Gut für: Einzelpersonen, Freelancer, Teams, die die Datenqualität in ihrer Zielbranche prüfen wollen. Nicht geeignet für echten, kontinuierlichen Outbound-Betrieb.

Basic – kleines Team, klarer Fokus

Gut für: 1–3 Personen, die systematisch Leads im B2B-Bereich recherchieren und ansprechen. Primär E-Mail-Outreach, wenig Calling. Reicht für viele DACH-fokussierte Teams vollständig aus.

Professional – der Standard für ernsthafte Sales-Teams

Gut für: Teams, die apollo.io als zentrales Outbound-Tool nutzen – von der Zielgruppenrecherche über die Sequenz bis zur Performance-Analyse. Der Dialer und Intent Data machen hier den entscheidenden Unterschied.

Organization – wenn Compliance und Scale zählen

Gut für: Teams ab 5 Personen, die international akquirieren, komplexe CRM-Setups haben oder Unternehmens-Compliance-Anforderungen (SSO, Datenschutz, API) erfüllen müssen.

Kann man bei apollo.io verhandeln?

Ja – besonders bei größeren Teams. Laut Marktdaten zahlen Enterprise-Käufer im Schnitt 30 % unter Listenpreis, wenn sie direkt mit dem Sales-Team verhandeln. Hebel dafür sind: Teamgröße, Laufzeit, Kombination mehrerer Produkte. Wenn ihr 10+ Seats plant, lohnt sich das Gespräch mit dem apollo.io Sales-Team auf jeden Fall.

Was kostet apollo.io wirklich?

apollo.io ist eines der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse im Bereich Sales Intelligence – vor allem im Vergleich zu Alternativen wie ZoomInfo oder Cognism, die deutlich teurer starten. Für die meisten B2B-Teams ist der Professional Plan (79 USD/Nutzer/Monat, Jahresabrechnung) der Sweet Spot.

Der Preis alleine entscheidet aber nicht. Entscheidend ist, ob die Datenbasis eure Zielgruppe abdeckt, ob eure Prozesse für strukturiertes Outreach aufgestellt sind – und ob ihr die DSGVO-Anforderungen im Griff habt. Ohne diese Grundlagen bleibt das volle Potenzial des Tools ungenutzt.

Wenn ihr unsicher seid, welcher Plan für euer Team passt oder wie ihr apollo.io richtig einführt, helfen wir euch dabei. Als apollo.io-Implementierungspartner begleiten wir euch von der Tool-Auswahl bis zur ersten laufenden Kampagne. Den Einstieg macht ihr am besten direkt mit dem kostenlosen apollo.io-Testaccount →

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Häufige Fragen zu apollo.io Preisen