Diese Tools erleichtern dir das Leben

Von Paula Fröschen am 09. März 2023

Jede Agentur hat ihre Tools, mit denen sie ihre tägliche Arbeit bestreitet. Die unterschiedlichen Gewerke nutzen dabei unterschiedliche Tools (surprise), Team Design bspw. Photoshop, Team Content bspw. HubSpot als CMS. Aber um diese Programme soll es in diesem Beitrag NICHT gehen. Wir wollen dir heute die nicht so offensichtlichen und nicht so bekannten Tools vorstellen, die dir deinen Arbeitsalltag enorm erleichtern können. Uns haben sie bisher schon einige Nerven, Peinlichkeiten und Zeitprobleme erspart. Obendrein machen sie das Arbeiten wirklich effizienter und angenehmer.

von Paula Fröschen und Michelle Morsch

So funktioniert die Arbeitszeiterfassung bei JUNGMUT: Moco

Seit September 2022 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die genauen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Der Europäische Gerichtshof hat dazu zwar schon 2019 sein Urteil gefällt, aber gut, besser spät als nie. Abgesehen von der rechtlichen Komponente ist es wirklich einfach angenehmer und effizienter, ein Programm zu nutzen anstatt bspw. seine Arbeitszeiten in Excel einzutragen. 

Beginnen wir also mit dem momentan wichtigsten Tool: einem Tool zur Arbeitszeiterfassung. Generell nutzen wir als Kommunikationsagentur ein Tool zur Arbeitszeiterfassung schon lange, weil wir sonst keinen Überblick über unsere Aufwände für die jeweiligen Kund:innen und Projekte hätten. D.h. für uns hat sich in der Praxis seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nicht wirklich etwas geändert. Es ist aber durchaus hilfreich, Einblicke in die Handhabung der Arbeitszeiterfassung von anderen Agenturen und Unternehmen zu bekommen, um sich Tipps abzuholen und inspirieren zu lassen. Das möchten wir tun und dir deshalb unser Tool der Wahl vorstellen: Moco.

Wichtig für uns ist, dass das Zeiterfassungssystem nicht unnötig kompliziert und sowohl Zeiterfassungstool als auch Projekt-Buchungstool in einem ist. Das hat nämlich den Vorteil, dass du die aufgewendete Zeit direkt einem Projekt – und einer darunter angelegten Aufgabe – zuweisen kannst. 
Das gesamte Team nutzt Moco zum einen, damit wir unsere Aufwände für die Aufgaben transparent nachvollziehen können – egal ob intern oder für Kund:innen. So können unsere Projektmanager:innen ganz einfach die pro Projekt angefallenen Stunden auswerten.
Zum anderen dient Moco der reinen Zeiterfassung. D.h. du kannst dort den Beginn deiner Arbeitszeit, deine Pausen und das Ende deiner Arbeitszeit eintragen. Entweder händisch oder du lässt einfach eine Zeituhr laufen. 

Unsere Projektmanager:innen nutzen weitere Funktionen von Moco. Zunächst einmal sind sie befugt, unterschiedliche Projekte und Unterprojekte anzulegen und diese auch laufend mit neuen Positionen zu ergänzen. Generell wichtig ist außerdem die Angebots-Funktion, mit der sich laut unserer PM Lönnes sehr easy Angebote erstellen lassen. Sie kann dafür u.a. Kontakte anlegen, automatisierte Begrüßungszeilen festlegen und natürlich den Status des Angebots pflegen. So ist Kontakt aufnehmen und halten sowie den Überblick über das Projekt behalten echt unkompliziert.

Rechnungen sind auch ein essenzielles Thema. Die kannst du als PM auch über Moco versenden und sogar Teilabrechnungen mit nur einzelnen Posten erstellen. Falls du auch Aufgaben im Bereich Ausgaben übernimmst, kannst du dort u.a. auch Spesen einreichen. Du siehst also, Moco ist ein vielseitig einsetzbares Tool, das Zeiterfassung sowie Zeit- und Projektmanagement an einem Ort vereint und dir so einen transparenten Überblick verschafft.

 

HR – aber einfach und für alle: Personio

Personio ist unser HR-Programm, in dem wir unsere Mitarbeitendeninformationen verwalten. Sehr praktisch ist, dass wir als Mitarbeitende sehr viel selbst in dem Tool machen können. Hier können beispielsweise auch standardisierte Onboarding-Aufgaben vermerkt werden, die ein neues Teammitglied am Anfang selbst erledigen muss. 
Gleichzeitig ist Personio bei uns noch mit dem Tool Moco gekoppelt. Das ist äußerst praktisch, denn wenn wir bspw. in Personio Urlaubs- oder Krankheitstage eintragen, werden sie in Moco direkt übernommen. 

 

Hier musst du nicht lange suchen: 1Password

Nicht zu unterschätzen sind Passwort-Tools! Wir alle haben gefühlt hunderte Konten, bei denen wir uns mehr oder weniger häufig anmelden müssen. Allein, um den Überblick zu behalten, ist es sinnvoll, die Passwörter mit Benutzernamen und Website-Links übersichtlich abzuspeichern. So kannst du mit einem Generalpasswort auf alle deine Login-Daten zugreifen und musst nicht alle Passwörter im Kopf behalten. Unser Tool des Vertrauens ist 1Password. Es gibt aber natürlich noch diverse andere gute Passwort-Tools auf dem Markt.
Ganz besonders erfreulich ist es dann auch noch, wenn du dich direkt über die Erweiterung im Browser bei der jeweiligen Website anmelden kannst, ohne dass du dich nochmal extra in 1Password einloggen und dort die entsprechenden Daten raussuchen musst.

 

Kommunikation ist Key: Slack

Da wir viel im Homeoffice arbeiten, kann man nicht mal eben durch den Raum eine Frage stellen oder ins andere Büro laufen und nachfragen. Daher ist es wichtig, dass alle die Möglichkeit haben, diese Art des Nachfragens auch von zu Hause aus durchzuführen. Für uns funktioniert das wunderbar mit Slack. Jede Person hat verschiedene Channels, in denen sie aktiv ist. Die gibt es einmal für interne Zwecke, wie bspw. Team-Status, Social-Media Planung, Geburtstagsorganisation, Newsletter oder Team-Channel. Auf der anderen Seite nutzen wir die Channels, um über Kund:innenprojekte zu sprechen. So ist thematisch alles direkt an einem Ort. 
Gerade für interne Zwecke ist Slack nicht zu unterschätzen. Nehmen wir bspw. den Team-Status Channel. Hier melden wir uns morgens, wenn wir anfangen zu arbeiten, sodass das gesamte Team das sehen kann. Dann melden wir uns ab, wenn wir Pause machen oder einen Außentermin haben und wieder an, wenn wir zurück sind. Der Feierabend ist dann der letzte Statusbericht. Wir machen das nicht, um unsere Arbeitszeiten nachzuhalten – das machen wir in Moco. Auf diese Weise können wir z.B. nachgucken, warum wir gerade keine Antwort von einer Person bekommen. Aha! Weil sie Pause macht und so natürlich weder lesen noch antworten kann.
Für manche Projekte nutzen wir Slack auch mit den Kund:innen oder auch zur Kommunikation mit unserer Partner-Agentur Rebel Recruiting. Die Kommunikation funktioniert so manchmal schneller und auch hier sind thematische Unterchannels hilfreich, um geordneter vorzugehen.

 

Alles auf einen Blick: miro

Besonders für die Projektmanager:innen dieser Welt ist dieses Tool extrem hilfreich. Du kannst es dir wie eine große Spielwiese mit Planungs-Utensilien vorstellen – nur eben online. Stell dir vor, du möchtest ein Projekt visualisieren: To Dos, Prozesse, Verknüpfungen, Kategorien. All das geht mit miro und seinen Sticky Notes, Rahmen und Pfeilen (es gibt noch mehr, aber das kannst du dir ja einfach selbst anschauen). Besonders praktisch ist, dass du eben online – egal ob mit Kund:innen oder dem gesamten Team – gleichzeitig am miro Board arbeiten kannst. Mit einem Passwort geschützt kommen auch wirklich nur die gewünschten Personen auf das Board. Ganze Workshops und Präsentationen lassen sich so total easy interaktiv gestalten. Brauchst du am Ende dann davon noch ein Handout – no Problemo! Einfach das Board als pdf exportieren et voilà. 

 

Die unterschätzte Schatztruhe: das Intranet

Du denkst, Intranets gehören nur zu Großunternehmen? Weit gefehlt! Intranets sind extrem hilfreich, weil sie so viele Informationen beherbergen, die sowohl neue Teammitglieder als auch alte Hasen ganz einfach selbständig nachschauen können. Bspw. können dir bei einem Onboarding wertvolle Stunden gespart werden, weil die Informationen zu bestimmten Prozessen im Intranet vermerkt sind. Bei uns sind das z.B. verschiedene How Tos (Handling von internen Terminen, Urlaubsbuchung, Krankheitsfall; thematische Guidelines innerhalb der Teams); aber auch feststehende Kund:innen- und Projektinformationen mit Links zu internen Dokumenten, bspw. Protokollen.

 

Welcome to Google World

Wie du dir jetzt wahrscheinlich schon gedacht hast, nutzen wir verschiedene Google-Programme des Google Workspace, um uns das Leben zu erleichtern. Und zwar insofern, als wir zusammen an unterschiedlichen Dokumenten arbeiten können oder Ablageorte haben, auf die wir – wenn wir die Berechtigung haben – zugreifen können. Das geht super mit Google Drive, Google Docs und Google Tabellen. 
Eine weitere nützliche Ergänzung aus der Google Familie ist der Google Kalender. Jede Person im Team hat ihren eigenen Kalender, der für alle anderen freigegeben ist. So ist es (meistens) total einfach, einen passenden Zeitraum für einen gemeinsamen Termin mit Google Meet zu finden. Zusätzlich dazu gibt es noch drei weitere generelle Team-Kalender. In den Geburtstagskalender tragen wir alle unsere Geburtstage ein. Mit dem Urlaubskalender haben wir direkt im Blick, wer wann im Urlaub ist. Und in den Office-Kalender tragen wir ein, wann wir ins Office kommen wollen. So hat jede:r einen Überblick über noch verfügbare Arbeitsplätze. Wären wir nämlich alle auf einmal im Büro, hätten (momentan) zwei Leute keinen wirklichen Arbeitsplatz.

 

Kleine aber feine Helfer: Tipps vom gesamten Team

Hier gibt es noch eine Auflistung weiterer Tools, die wir für unsere tägliche Arbeit nützlich finden – egal ob fachlich oder sinnlich. 😏 Vielleicht ist ja auch hier noch was für dich dabei:

Language Tool (Tipp von Tim und Paula)

Dort kannst du deine geschriebenen Texte (bis zu einer bestimmten Länge) reinkopieren und das Programm zeigt dir mögliche Grammatik- und Zeichensetzungsfehler. Leider werden dir in der kostenlosen Variante nicht alle Fehler angezeigt, sondern nur mit einer Zahl angeteasert. Klar, sehr gut gemacht, um zur Pro-Version zu wechseln, aber schon auch frustrierend. 😄 

DeepComma (Tipp von Patrick)

Kommasetzung ist nicht so deine Stärke? Oder schon und du willst nur eben überprüfen, ob alle Kommas am richtigen Platz sind? 😉

DeepComma ist dein Tool. Auch wenn das Design der Seite … interessant ist, lass dich davon nicht abschrecken. Einfach deinen Text rechts ins Feld reinkopieren, auf „Play“ drücken et voilà! Deinem Ruf als Komma-Queen/King steht nichts mehr im Weg! 

DeepL (Tipp von allen)

Wahrscheinlich kennst du dieses immer mächtiger werdende Tool schon, falls nicht: DeepL ist dein Freund, wenn es um Übersetzungen geht. Mit 30 Sprachen stehen die Chancen ganz gut, dass du deinen Text in die gewünschte Sprache übersetzen lassen kannst. Besonders mit Englisch (auch mit britischen und amerikanischen Unterschieden) glänzt DeepL. Falls dein geschriebenes Englisch also nicht the yellow from the egg ist, kein Problem, DeepL got your back.

Blobmaker (Tipp von Patrick und Lena B.)

Bei wem werden auch schon beim Klang des Namens direkt Erinnerungen an Flubber wach? Nicht ganz so eigensinnig, aber ähnlich, verhält es sich mit dem Blobmaker. Wenn du eine SVG (Scalable Vector Graphic) in Blob-Form 😄 brauchst, kannst du sie dir dort in deiner Wunschform und -farbe ganz einfach selbst erstellen.  

Simple mass downloader (Tipp von Lena B.)

Kurz und knackig: Wenn du schnell und einfach alle Bilder einer Website runterladen musst, hilft dir der Simple mass downloader extrem. Einfach in deinen Browser integrieren und schon kanns losgehen. Du ersparst dir stundenlange, stumpfe Arbeit und Nerven.

Spectacle (Tipp von Patrick)

Ist genauso spectacular wie es klingt. Kein blödes Rumgefrickel mehr mit den verschiedenen Fenstern, die man offen hat, um 1A Arbeit zu leisten. Mit ein paar Shortcuts erleichtert die Spectacle deine Fenster-Anordnung auf den Bildschirmen enorm. Kleiner Nachteil: Das Programm wird nicht mehr aktiv instand gehalten. Das sollte aber erstmal kein Problem darstellen. 

tscheck (Tipp von Lena B.)

Wie du vielleicht schon in unserem Blogartikel „6 wertvolle Teambuilding-Maßnahmen bei JUNGMUT“ gelesen hast, beginnen wir im Team JUNGMUT montags unser Wochenstart-Meeting mit einer Check-in-Frage. Falls dir dafür mal keine passende Frage einfallen sollte, gibt es u.a. tscheck als Creator-Tool dafür. Mit dem Shuffle-Button kannst du einfach eine neue Frage generieren lassen.

Rainy Mood und defonic (Tipps von Laura und Lena B.)

Was für die Ohren zum Entspannen, Runterkommen und Fokussieren. Auf defonic.com kannst du dir deinen ganz speziellen Sound selbst zusammenstellen. Durch Anklicken der Icons und Verschieben der Regler ist dein eigener Ruhe-Sound in greifbarer Nähe.
Wer gar nicht lange rumspielen möchte und Regen-Sounds mag, für die Person ist Rainy Mood was. Einfach im Browser oder bei Spotify oder Apple Music öffnen und abspielen.

 

Fazit

Vor allem in Zeiten mit Homeoffice und EU-Office ist es unserer Meinung nach unerlässlich, hilfreiche und wirklich entlastende Tools für die Arbeit zu nutzen. Angefangen von der Zeiterfassung über Grafik-Maker bis zur Grammatiküberprüfung. 
Gerade was die Arbeitszeiterfassung angeht, ist es höchste Eisenbahn, dass du dir ein entsprechendes Programm anschaffst. Aber verfalle jetzt nicht in Panik und entscheide dich für das erstbeste Tool, das dir über den Weg läuft. Sei dir bei der Auswahl über deine Anforderungen und Erwartungen bewusst und vergewissere dich, dass das Zeiterfassungsprogramm vor allem in puncto Datenschutz auf der Höhe ist. 
Aber auch andere, kleinere Programme können dir wirklich dein (Arbeits-)Leben erleichtern, wenn sie verständlich in der Handhabung sind und nicht mit unnötigen Features überfrachtet sind. Probier sie einfach aus und wenn sie nichts für dich sind, gibt es zum Glück noch eine Vielzahl anderer Tools, die du nutzen kannst.

 

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